Los eventos corporativos forman parte de las estrategias de comunicación de las empresas. Son actos o reuniones a los que invitamos al público objetivo de nuestra marca, que puede estar compuesto por clientes o profesionales, partners o proveedores, e incluso por nuestros propios empleados, para celebrar un logro, presentar un producto o posicionar a nuestra empresa.
A continuación, presentamos una lista de recomendaciones para organizar eventos corporativos, que ayuden a mejorar la reputación de nuestra marca y a darle más visibilidad a nuestra empresa.
10. ¿Por qué lo hacemos?
Debemos tener dos objetivos bien claros. Por un lado, el objetivo visible del evento, como presentar un producto o celebrar los resultados positivos de la empresa. Pero, por otro, también está nuestro objetivo más importante, el cual nos permite potenciar el branding de nuestra marca, como posicionarnos por delante de nuestra competencia, fidelizar a nuestros empleados o captar clientes nuevos.
9. ¿A quién va dirigido?
No es lo mismo una fiesta de fin de año para nuestros empleados, que un evento para captar nuevos clientes. Definir el target nos permitirá alinear eficazmente nuestros recursos en pos de cumplir nuestro objetivo.
8. ¿Cuándo comenzamos a planificarlo?
El apuro genera estrés y el estrés nos hace cometer errores, de modo que hagamos todo lo posible por eliminar esa variable de la ecuación. Reservar con tiempo el espacio y contratar el catering o el servicio de audio y video, no solo nos permitirá estar más tranquilos con la organización, sino que además podría repercutir en un ahorro en el costo del evento.
7. ¿Cuándo pensamos hacerlo?
La fecha podría definir el humor, las ganas y la actitud con el que asistirán los invitados al evento (es importante que no coincida, por ejemplo, con otro evento importante). Además, una buena planificación en este sentido, podría permitirnos sacar cierta ventaja con respecto a los movimientos de nuestra competencia.
6. ¿Con qué presupuesto contamos?
Este punto es fundamental para no recibir después sorpresas desagradables. Es imprescindible no solo definir los recursos con los que contamos, sino también administrarlos eficazmente.
5. ¿Quién lo organiza?
Si entre nosotros no hay nadie con experiencia, lo mejor será contratar a alguien que sí la tenga. Al comienzo nos parecerá un gasto evitable, pero si esta persona aporta la experiencia necesaria para resolverlo todo con el presupuesto definido, será dinero muy bien invertido.
4. ¿Dónde lo haremos?
Es muy importante que el lugar que elijamos esté bien ubicado y que cuente con todas las comodidades que nuestro evento necesita. No es lo mismo organizar la fiesta de fin de año para nuestra empresa en verano, que la presentación de nuestra nueva línea de ropa en invierno. El primero podría ser en una buena terraza, mientras que para el segundo seguramente optaremos por un cómodo salón. En el Club Santa María del Mar contamos con espacios abiertos para eventos, además de una personal dispuesto en asesorarte.
3. ¿Cómo lo comunicaremos?
Lo más importante es que la convocatoria atraiga al público al que nos dirigimos. Aquí también influye el factor tiempo, esto es, si avisamos con suficiente antelación, los invitados nos darán prioridad en sus agendas. Además, también tendremos que cuidar el diseño de la comunicación, pues si además de clara es bonita, mejor.
2. ¿Presencial u on-line?
No hay por qué elegir, pueden ser ambos a la vez. La incorporación de la virtualidad es cada vez mayor porque permite que muchos más invitados asistan al evento. Quizá no sea el caso de la fiesta de fin de año, pero sí se puede tener en cuenta para la presentación de un producto en concreto.
1. Análisis post evento: ¿cómo nos fue?
Imprescindible hacer un análisis final y sacar conclusiones para definir la eficacia de la propuesta de branding, todo ello con el fin de mejorar en la organización de futuros eventos corporativos.
